Kartę zgonu wystawia bezpłatnie lekarz, który stwierdził zgon. Na jej podstawie w ciągu 3 dni zgłasza się zgon w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla miejsca śmierci, a kierownik USC sporządza akt zgonu i wydaje jeden odpis skrócony bez opłaty. Każdy kolejny odpis kosztuje 22 zł (skrócony) albo 33 zł (zupełny); odpis do spraw w ZUS, pomocy społecznej i alimentacyjnych jest zwolniony z opłaty. Na start zwykle wystarczą 3-4 odpisy skrócone.
| Dokument | Kto wydaje | Koszt | Do czego służy |
|---|---|---|---|
| Karta zgonu | lekarz stwierdzający zgon | 0 zł | pochówek, zgłoszenie zgonu w USC |
| Akt zgonu (rejestracja) | kierownik USC | 0 zł | rejestr stanu cywilnego |
| Pierwszy odpis skrócony | kierownik USC, z urzędu | 0 zł | bank, ZUS, ubezpieczyciel |
| Kolejny odpis skrócony | dowolny USC, mObywatel | 22 zł | jak wyżej |
| Odpis zupełny | dowolny USC, mObywatel | 33 zł | sąd, sprawy zagraniczne, niektóre postępowania |
| Odpis wielojęzyczny | dowolny USC | 22 zł | instytucje za granicą |
| Odpis do celów ZUS, pomocy społecznej, alimentów | dowolny USC | 0 zł | zwolnienie z opłaty skarbowej |
| Złożenie wniosku przez pełnomocnika | +17 zł | opłata od pełnomocnictwa |
Jeśli jesteś w pierwszej dobie po śmierci i potrzebujesz planu szerszego niż same dokumenty, zacznij od artykułu o pierwszych 72 godzinach po śmierci bliskiej osoby. Tu zajmujemy się wyłącznie kartą, aktem i odpisami.
Dwa dokumenty, dwie instytucje, jedna kolejność
Karta zgonu to dokument medyczny. Wystawia go lekarz, który stwierdził zgon, i to on odpowiada za jej treść: dane zmarłego, datę, godzinę i miejsce zgonu, przyczynę. Karta ma dwie części: jedna trafia do urzędu stanu cywilnego, druga do administracji cmentarza. Bez karty zakład pogrzebowy nie może odebrać ciała ani zorganizować pochówku.
Akt zgonu to dokument urzędowy. Sporządza go kierownik urzędu stanu cywilnego na podstawie karty zgonu i zgłoszenia. Akt jest wpisem w rejestrze stanu cywilnego; to, co dostajesz do ręki, to jego odpis. I dopiero odpis aktu zgonu jest dokumentem, którego wymaga bank, ubezpieczyciel, ZUS, notariusz, sąd, pracodawca i każda inna instytucja.
Kolejność jest zawsze taka sama: lekarz, karta, USC, akt, odpisy.
Krok 1: karta zgonu. Kto ją wystawia
Przepisy mówią, że zgon stwierdza lekarz, który leczył chorego w ostatniej chorobie, a jeśli to niemożliwe, inny lekarz. Kartę może wystawić tylko lekarz, który obejrzał ciało. Nie może wystawić jej na podstawie zaświadczenia od kogoś innego ani odesłać rodziny do innej przychodni.
Kto to będzie, zależy od miejsca śmierci:
- Szpital, hospicjum stacjonarne, dom opieki z lekarzem. Kartę wystawia lekarz placówki. Odbierasz ją w sekretariacie oddziału albo w dziale statystyki medycznej, razem z rzeczami zmarłego.
- Dom, w godzinach pracy przychodni. Dzwonisz do przychodni POZ, w której zmarły był zapisany. Lekarz rodzinny przyjeżdża, stwierdza zgon i wystawia kartę na miejscu.
- Dom, poza godzinami pracy przychodni. Dzwonisz pod 112 lub 999. Zgon stwierdza zespół ratownictwa medycznego albo lekarz nocnej i świątecznej opieki zdrowotnej; kartę wystawia lekarz. Tam, gdzie powiat zatrudnia lekarza koronera, policja wzywa jego.
- Zgon nagły lub w niejasnych okolicznościach. Po wezwaniu 112 przyjeżdża też policja, a decyzje podejmuje prokurator. Jeśli zarządzi sekcję, kartę zgonu wystawia lekarz po sekcji w zakładzie medycyny sądowej. Ciało jest wydawane po zwolnieniu przez prokuratora.
- Zgon za granicą. Miejscowy urząd wystawia własny dokument. W Polsce trzeba przenieść go do polskiego rejestru; o tym niżej.
Karta zgonu jest bezpłatna. Lekarz nie może pobrać za nią opłaty.
Na co zwrócić uwagę na karcie
Sprawdź dane zmarłego, zanim wyjdziesz od lekarza albo ze szpitala: imiona, nazwisko, PESEL, datę urodzenia, datę i godzinę zgonu. Błąd na karcie przenosi się do aktu zgonu, a sprostowanie aktu to osobne postępowanie w USC. Literówka w nazwisku potrafi zablokować wypłatę z polisy na kilka tygodni.
Nie zgub karty. Jeśli zakład pogrzebowy zgłasza zgon w USC, oddajesz mu ją razem z dowodem osobistym zmarłego. Zrób wcześniej zdjęcie obu dokumentów.
Krok 2: zgłoszenie zgonu w USC
Kto zgłasza
Zgon zgłasza osoba mająca prawo pochowania: małżonek, dzieci i wnuki, rodzice i dziadkowie, rodzeństwo, teściowie, albo pełnomocnik jednej z tych osób. Pełnomocnikiem jest zazwyczaj zakład pogrzebowy, który wpisuje upoważnienie do zlecenia. Kto dokładnie ma to prawo i co zrobić, gdy w rodzinie jest spór, opisujemy w artykule o tym, kto załatwia formalności po śmierci.
Gdzie i kiedy
W urzędzie stanu cywilnego właściwym dla miejsca zgonu. Jeżeli mama mieszkała w Radomiu, a zmarła w szpitalu w Warszawie, zgon zgłaszasz w Warszawie. Termin to 3 dni od wystawienia karty zgonu, a przy zgonie na skutek choroby zakaźnej 24 godziny od zgonu. Zgłoszenie jest bezpłatne.
W większych miastach rejestracja zgonów działa często także w sobotę; sprawdź to na stronie konkretnego USC, zanim pojedziesz.
Z jakimi dokumentami
- karta zgonu,
- dowód osobisty zmarłego (zostaje w urzędzie),
- dokument tożsamości osoby zgłaszającej,
- upoważnienie, jeśli zgłasza pełnomocnik.
Urząd może poprosić o odpis aktu małżeństwa albo urodzenia zmarłego, jeśli nie ma tych danych w rejestrze. Dla osób urodzonych i mających ślub w Polsce po 2015 r. dane są w systemie; przy starszych aktach z innego urzędu USC pobiera je sam, ale to może wydłużyć rejestrację.
Co dzieje się po rejestracji
Kierownik USC sporządza akt zgonu i wydaje z urzędu jeden bezpłatny odpis skrócony. Jednocześnie:
- dowód osobisty zmarłego zostaje unieważniony, a razem z nim mDowód w aplikacji mObywatel,
- zmarły zostaje wymeldowany z miejsca pobytu stałego i czasowego,
- dane trafiają do rejestru PESEL, skąd z czasem pobierają je ZUS, banki i inne instytucje.
Nie znaczy to, że instytucje „same się dowiedzą”. Bank czy operator telefonu może sięgnąć do rejestru po tygodniach albo wcale. Zgłoszenie z odpisem aktu nadal należy do rodziny.
Krok 3: ile kosztuje akt zgonu i jego odpisy
Sama rejestracja jest bezpłatna. Płaci się tylko za kolejne odpisy, w formie opłaty skarbowej na konto gminy, w której działa USC:
| Odpis | Opłata skarbowa |
|---|---|
| pierwszy odpis skrócony po rejestracji | 0 zł |
| każdy kolejny odpis skrócony | 22 zł |
| odpis zupełny | 33 zł |
| odpis wielojęzyczny (na druku wielojęzycznym) | 22 zł |
| pełnomocnictwo do złożenia wniosku (jeśli nie dla małżonka, dzieci, rodziców, rodzeństwa) | 17 zł |
Zwolnienia. Odpis jest bezpłatny, gdy jest potrzebny do sprawy z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych (ZUS, KRUS, NFZ), pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, alimentów, opieki, kurateli, przysposobienia, zatrudnienia i wynagrodzeń, dowodu osobistego i paszportu. We wniosku wskazujesz cel, a urząd nie pobiera opłaty. Jeżeli więc jeden odpis idzie do ZUS, drugi do pracodawcy, oba są bez opłaty.
Odpis skrócony czy zupełny
Odpis skrócony zawiera aktualne dane: imiona, nazwisko, datę i miejsce zgonu, datę i miejsce urodzenia, stan cywilny, imiona rodziców. To wystarcza bankowi, ubezpieczycielowi, ZUS, pracodawcy, operatorom i większości urzędów.
Odpis zupełny to dosłowne powtórzenie treści aktu ze wszystkimi wzmiankami i przypiskami. Bywa wymagany w sądzie, przy sprawach zagranicznych, przy sprostowaniach i w niektórych postępowaniach spadkowych z elementem zagranicznym. Notariuszowi do aktu poświadczenia dziedziczenia zwykle wystarcza odpis skrócony; zapytaj w konkretnej kancelarii przed wizytą.
Odpis wielojęzyczny (na druku zgodnym z konwencją wiedeńską) przydaje się, gdy zmarły miał konto, polisę, nieruchomość albo emeryturę za granicą. Instytucja w Niemczech czy Wielkiej Brytanii przyjmie go bez tłumaczenia przysięgłego.
Ile odpisów wziąć: lista odbiorców
Zakłady pogrzebowe zamawiają często „na wszelki wypadek” 8-10 sztuk. To za dużo. Większość instytucji robi kopię i zwraca oryginał albo przyjmuje skan.
| Odbiorca | Oryginał czy kopia | Uwagi |
|---|---|---|
| Bank (każdy osobno) | najczęściej kopia z oryginału do wglądu | zwraca oryginał; przy dyspozycji na wypadek śmierci może zatrzymać |
| Ubezpieczyciel (polisa na życie) | często wystarczy skan przez formularz online | sprawdź zasady konkretnego towarzystwa |
| ZUS (zasiłek pogrzebowy, ENS, renta rodzinna) | ZUS może sam pobrać akt z rejestru | formularz EASC przy wniosku o rentę; odpis bez opłaty |
| Pracodawca zmarłego | kopia | odpis bez opłaty (cel: zatrudnienie, wynagrodzenie) |
| Notariusz (poświadczenie dziedziczenia) | oryginał do akt | zostaje w kancelarii |
| Sąd spadku | oryginał do akt | zostaje w sądzie |
| Dostawcy prądu, gazu, telefonu, internetu | kopia lub skan | zwykle formularz online |
| Spółdzielnia, wspólnota, zarządca | kopia | do zmiany danych lokalu |
| Poczta Polska (abonament RTV) | do wglądu | przy wyrejestrowaniu odbiornika |
| Urząd skarbowy | nie wymaga od rodziny | PIT za zmarłego rozlicza sam |
| Wydział komunikacji (samochód) | kopia z oryginałem do wglądu | przy przerejestrowaniu |
| Google, Apple, Meta | skan | procedury zamykania kont |
Rozsądny start to 3-4 odpisy skrócone: jeden bezpłatny z USC, dwa lub trzy dokupione. Jeden zostaje „w obiegu” między bankami i ubezpieczycielem, jeden idzie do notariusza lub sądu, jeden zostaje w domu jako rezerwa. Jeśli zmarły miał konta w kilku bankach, każdy bank przyjmiesz tym samym odpisem, tylko w kolejnych wizytach.
Zapisz, kto który odpis dostał i czy go zwrócił. Po miesiącu nikt tego nie pamięta.
Jak zamówić kolejne odpisy
Odpis aktu zgonu można uzyskać w dowolnym USC w Polsce, nie tylko w tym, który sporządził akt. Kto może złożyć wniosek: małżonek, zstępni, wstępni, rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy, opiekun oraz każdy, kto wykaże interes prawny (na przykład wierzyciel albo osoba prowadząca sprawę spadkową).
Trzy drogi:
- Osobiście w USC. Jeśli akt jest już w rejestrze elektronicznym, odpis dostajesz zwykle od ręki albo w ciągu kilku dni.
- Przez internet. Przez usługę na gov.pl i aplikację mObywatel, z profilem zaufanym lub e-dowodem. Odpis może przyjść na skrzynkę e-Doręczeń jako dokument elektroniczny albo pocztą. Opłatę skarbową płacisz online.
- Listownie. Wniosek z dowodem opłaty wysyłasz do USC, odpis wraca pocztą.
Terminy: do 7 dni kalendarzowych, gdy akt jest w rejestrze elektronicznym; do 7 dni roboczych, gdy akt jest w księdze papierowej w tym samym USC; do 10 dni roboczych, gdy w innym.
Odpis elektroniczny z e-Doręczeń ma taką samą moc jak papierowy, ale nie każdy bank czy notariusz go przyjmie w praktyce. Jeśli nie masz pewności, zamów papierowy.
Gdy brakuje dowodu osobistego zmarłego
Dowód bywa zgubiony, zostaje w szpitalu, w domu opieki albo po prostu nikt nie wie, gdzie jest. Nie blokuje to rejestracji zgonu. Kierownik USC ustala tożsamość na podstawie danych z rejestru PESEL i innych dokumentów: paszportu, prawa jazdy, karty zgonu z numerem PESEL. Poinformuj urząd, że dowodu nie ma; urząd i tak go unieważni w rejestrze. Nie warto opóźniać zgłoszenia o kilka dni, żeby „poszukać dowodu”, bo termin 3 dni biegnie od karty zgonu.
Jeżeli dowód odnajdzie się później, oddaj go do dowolnego USC albo zniszcz w sposób uniemożliwiający odczytanie danych. Unieważniony dowód zmarłego jest nadal łakomym kąskiem dla oszustów, o czym piszemy w odpowiedzi o kredycie na cudzy dowód.
Odbiór dokumentów w szpitalu
Przy zgonie w szpitalu rodzina odbiera zwykle trzy rzeczy w trzech miejscach: kartę zgonu (oddział albo dział statystyki), rzeczy osobiste zmarłego (depozyt) i kartę informacyjną z leczenia (sekretariat). Dowód osobisty zmarłego szpital wydaje osobie z rodziny za pokwitowaniem, bo jest potrzebny w USC.
Karta informacyjna i dokumentacja medyczna przydają się później: przy roszczeniu z polisy (ubezpieczyciel pyta o przyczynę i przebieg choroby), przy rencie rodzinnej, gdy ZUS bada niezdolność do pracy, i przy ewentualnych wątpliwościach co do leczenia. Dostęp do pełnej dokumentacji po śmierci ma osoba upoważniona przez pacjenta za życia oraz osoba bliska, chyba że ktoś się temu sprzeciwi. Pełny opis w artykule o tym, kto załatwia formalności po śmierci.
Akt zgonu po latach
Odpisy można uzyskać w dowolnym momencie, także po kilkudziesięciu latach. Zstępni mają prawo do odpisów aktów swoich rodziców i dziadków bez wykazywania dodatkowego interesu. To ważne, gdy odkrywasz po latach konto, polisę albo nieruchomość po zmarłym rodzicu i potrzebujesz kompletu dokumentów do sprawy spadkowej. Więcej w odpowiedzi o odpisach dokumentów po zmarłych rodzicach i w artykule o odzyskiwaniu zgubionego aktu notarialnego.
Zgon za granicą
Jeżeli bliska osoba zmarła poza Polską, zagraniczny akt zgonu trzeba przenieść do polskiego rejestru stanu cywilnego. Nazywa się to transkrypcją i robi ją kierownik dowolnego USC na wniosek małżonka, zstępnego, wstępnego lub rodzeństwa. Wniosek można złożyć też przez konsula.
Do wniosku dołączasz oryginał zagranicznego aktu z tłumaczeniem przysięgłym (odpis wielojęzyczny zwykle nie wymaga tłumaczenia). Po transkrypcji urząd wydaje odpis zupełny polskiego aktu; ta czynność jest objęta wyższą opłatą skarbową niż zwykły odpis. Dopiero z polskim aktem załatwisz ZUS, polski bank i polskiego notariusza.
Sprowadzenie ciała lub prochów to osobna procedura, która wymaga zezwolenia starosty właściwego dla miejsca pochówku i zaświadczenia konsula. Zakłady pogrzebowe wyspecjalizowane w transporcie międzynarodowym prowadzą ją w całości.
Najczęstsze błędy
„Zakład pogrzebowy zamówił 10 odpisów, więc chyba tyle trzeba”
Nie. Większość instytucji robi kopię i zwraca oryginał. Nadmiarowe odpisy to 22 zł każdy i zero pożytku.
„Zgłoszę zgon w moim USC, bo mieszkam bliżej”
Zgon rejestruje USC właściwy dla miejsca zgonu. Kolejne odpisy zamówisz już w dowolnym urzędzie.
„ZUS i tak wszystko wie z PESEL, nie muszę nic zgłaszać”
ZUS z czasem pobiera dane z rejestru, ale wniosek o zasiłek pogrzebowy, niezrealizowane świadczenie i rentę rodzinną składa rodzina. Bez wniosku nie ma wypłaty.
„Karta zgonu wystarczy do banku”
Nie. Bank, ubezpieczyciel i notariusz wymagają odpisu aktu zgonu. Karta zgonu służy tylko do pochówku i rejestracji.
„Błąd w akcie poprawię przy okazji”
Sprostowanie aktu to osobne postępowanie administracyjne, a błędny akt blokuje wypłatę z polisy i sprawę spadkową. Sprawdź dane na karcie zgonu u lekarza i na odpisie w USC, zanim wyjdziesz.
„Odpis do ZUS kupiłem za 22 zł”
Odpis do celów ubezpieczeń społecznych jest zwolniony z opłaty. Wystarczy wskazać cel we wniosku.
Gdzie trzymać akt zgonu i kartę
Odpisy, które wrócą z banków i ubezpieczycieli, warto zachować razem z pozostałymi dokumentami po zmarłym: aktem poświadczenia dziedziczenia, decyzjami ZUS, umowami. Będą potrzebne przy zgłoszeniu SD-Z2, przy dziale spadku, a czasem po latach, gdy odkryjecie nieznane konto. O tym, jak długo trzymać dokumenty po zmarłych, piszemy osobno.
Skan odpisu aktu zgonu w Sejfie Życia oszczędza wizyt w USC: gdy bank poprosi o dokument, wysyłasz go z telefonu. Dotyczy to też własnych aktów stanu cywilnego. Rodzina, która ma w jednym miejscu akt małżeństwa i akty urodzenia dzieci, załatwia rentę rodzinną i poświadczenie dziedziczenia bez szukania po szufladach. Sprawdź w quizie gotowości rodzinnej, czy Twoi bliscy wiedzieliby dziś, gdzie są te dokumenty.
Checklista
- karta zgonu od lekarza, dane sprawdzone,
- zdjęcie karty zgonu i dowodu zmarłego,
- zgłoszenie zgonu w USC miejsca zgonu w ciągu 3 dni (samodzielnie albo przez zakład),
- pierwszy odpis skrócony bezpłatnie,
- 2-3 kolejne odpisy skrócone po 22 zł; do ZUS i pracodawcy bez opłaty,
- dane na odpisie sprawdzone,
- lista: kto dostał który odpis, kto zwrócił,
- przy zgonie za granicą: transkrypcja aktu w USC,
- odpisy zachowane po zakończeniu formalności.
Podsumowanie
Karta zgonu jest bezpłatna i wystawia ją lekarz, który stwierdził zgon. Akt zgonu sporządza USC miejsca zgonu w ciągu 3 dni od karty, bezpłatnie, wydając jeden odpis skrócony bez opłaty. Kolejne odpisy kosztują 22 zł (skrócony) albo 33 zł (zupełny), a do ZUS, pracodawcy i spraw socjalnych są zwolnione z opłaty.
Na start wystarczą 3-4 odpisy skrócone. Zamówisz je w dowolnym USC albo przez mObywatel. Sprawdzaj dane na karcie i na odpisie, bo literówka blokuje polisę i spadek.
Kiedy masz już akt zgonu, następny krok to lista terminów, których nie wolno przegapić.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przy zgonie za granicą, sprostowaniu aktu zgonu albo sporze o prawo pochowania warto skonsultować się z urzędem stanu cywilnego lub prawnikiem.
