Czy skan lub kserokopia mogą zastąpić zgubiony dokument?

W urzędzie zwykle nie: tam liczy się odpis, wypis albo duplikat wydany przez instytucję, która dokument prowadzi. W wielu codziennych sytuacjach skan w zupełności wystarcza, a przede wszystkim skraca drogę do odtworzenia oryginału, bo zawiera wszystkie dane potrzebne do złożenia wniosku.

Gdzie skan wystarczy

Skan albo zdjęcie robią robotę wszędzie tam, gdzie chodzi o informację, a nie o dowód: podanie danych do umowy, zgłoszenie szkody u ubezpieczyciela, uzupełnienie wniosku w firmie, weryfikacja numeru polisy, rozmowa z urzędem przez telefon.

Gdzie skan nie wystarczy

Postępowanie urzędowe, sądowe i czynności notarialne wymagają dokumentu wydanego przez właściwą instytucję. Nazwa zależy od rodzaju dokumentu:

• akt notarialny odtwarzasz jako wypis z kancelarii, która go sporządziła,
• akt urodzenia, małżeństwa i zgonu jako odpis z dowolnego urzędu stanu cywilnego,
• świadectwo szkolne albo dyplom jako duplikat od wystawcy,
• świadectwo pracy najczęściej jako kopię dokumentacji pracowniczej od pracodawcy.

Dlaczego skan i tak jest kluczowy

Każdy z tych wniosków zaczyna się od danych, których po utracie dokumentu zwyczajnie nie pamiętasz: numeru repertorium, daty sporządzenia, nazwy kancelarii, roku ukończenia szkoły, dokładnej nazwy pracodawcy sprzed dwudziestu lat. Skan zamienia tygodnie ustalania w jedno popołudnie.

Przykład

Tomasz sprzedaje mieszkanie i notariusz prosi o akt nabycia sprzed piętnastu lat. Papieru nie ma. Ma za to skan, na którym widnieje nazwisko notariusza i numer repertorium. Dzwoni do kancelarii, zamawia wypis i odbiera go w kilka dni. Bez skanu zaczynałby od ustalania, który notariusz w mieście prowadził wtedy sprawę.