Czy dokumenty mogą występować tylko w wersji papierowej?

Nie. Polskie prawo zna trzy formy: pisemną, która rzeczywiście wymaga papieru i podpisu, dokumentową, w której nośnik jest dowolny, oraz elektroniczną, opartą na kwalifikowanym podpisie elektronicznym. Część dokumentów urzędowych istnieje dziś wyłącznie w postaci cyfrowej.

Trzy formy i różnica między nimi

• Forma pisemna wymaga własnoręcznego podpisu na papierze. Tu papier jest nie do obejścia.
• Forma dokumentowa wymaga tylko tego, żeby oświadczenie było utrwalone w sposób umożliwiający ustalenie osoby, która je złożyła. Wystarczy e-mail albo wiadomość w systemie.
• Forma elektroniczna opiera się na kwalifikowanym podpisie elektronicznym i jest prawnie równoważna formie pisemnej.

Sporo codziennych spraw, które ludzie odruchowo drukują, mieści się w formie dokumentowej i papieru w ogóle nie potrzebuje.

Co nadal wymaga papieru

Papier zostaje przede wszystkim tam, gdzie przepis wprost zastrzega formę pisemną albo notarialną: testament własnoręczny, akty notarialne, część oświadczeń wymagających podpisu urzędowo poświadczonego. Lista jest krótka, ale to na niej stoją testament i akty notarialne, gdzie forma decyduje o ważności dokumentu.

Co istnieje już tylko cyfrowo

W drugą stronę działa to równie mocno. Potwierdzenie wpisu do CEIDG, wpis spółki do KRS, e-Doręczenia, deklaracje składane przez e-Urząd Skarbowy czy elektroniczne księgi wieczyste nie mają wersji papierowej jako pierwotnej. Wydruk jest tam wygodą, nie dokumentem.

Która forma jest wymagana

Pytanie brzmi nie „papier czy cyfra”, tylko czego wymaga konkretna czynność i gdzie trafia to, co powstaje. Dokumenty w formie pisemnej wymagają fizycznego, bezpiecznego miejsca oraz skanu na wypadek utraty. Reszta wymaga tylko jednego uporządkowanego miejsca cyfrowego, w którym da się je odnaleźć wtedy, gdy są potrzebne.