Kamil Wierzbicki 
Zgubiony akt notarialny, zalany dysk z wynikami badań, polisa, której nie można znaleźć w chwili, gdy jest naprawdę potrzebna - to sytuacje, które zdarzają się częściej, niż się wydaje. Odtworzenie takich dokumentów kosztuje czas, pieniądze i nerwy. Części z nich nie da się odtworzyć wcale.
Poniżej kilka konkretnych kroków, które pomagają zadbać o ważne dokumenty - zarówno te papierowe, jak i ich cyfrowe kopie.
1. Wyznacz jedno, bezpieczne miejsce
Pierwszym krokiem powinno być wyznaczenie jednego, konkretnego miejsca - w domu, biurze lub innym zaufanym otoczeniu - w którym będą przechowywane wszystkie ważne dokumenty. Miejsce to powinno być suche i chronione przed dostępem osób niepowołanych. Idealnie sprawdzi się sejf, szafa pancerna lub zamykana szafka.
2. Zorganizuj dokumenty
Samo ukrycie dokumentów to za mało - warto je uporządkować według kategorii, np. według sfery życia (finanse, zdrowie, majątek) czy rodzaju dokumentów (umowy, zaświadczenia, faktury). Dzięki temu łatwiej będzie je odnaleźć w sytuacji, gdy szybko będziemy ich potrzebować. Przy porządkowaniu warto od razu odsiać to, czego nie trzeba już trzymać: terminy przechowywania dokumentów są inne dla PIT-ów, inne dla rachunków za media, a jeszcze inne dla umów.
3. Zadbaj o kopię zapasową
Nawet najlepiej zabezpieczone dokumenty mogą ulec zniszczeniu - na przykład w wyniku pożaru czy zalania. Na wypadek scenariusza, w którym trzeba nagle opuścić dom, przydaje się osobna lista: dokumenty do plecaka ewakuacyjnego. Warto więc zadbać o drugą kopię. Można to zrobić na dwa sposoby: przechowywać fizyczną kopię w innym miejscu lub stworzyć wersję cyfrową.
Wersja cyfrowa jest znacznie wygodniejsza - wystarczy zeskanować lub sfotografować dokumenty, a następnie zapisać je w bezpiecznym miejscu.
4. Gdzie przechowywać cyfrowe kopie?
Wielu z nas obawia się przechowywania dokumentów online z powodu ryzyka związanego z cyberatakami. Rzeczywiście - popularne usługi chmurowe, takie jak Google Drive czy OneDrive, choć oferują szyfrowanie danych, robią to po swojej stronie, co oznacza, że teoretycznie dostawca może mieć dostęp do Twoich plików.
Sejf Życia firmy Safe and Trust działa inaczej niż popularne chmury: wszystkie dane są szyfrowane i odszyfrowywane wyłącznie na Twoim urządzeniu. Klucz szyfrujący tworzysz samodzielnie podczas zakładania konta i tylko Ty masz do niego dostęp.
Sejf Życia pozwala też uporządkować dokumenty w przejrzysty sposób - z opisami i kategoriami zrozumiałymi dla bliskich, którym możesz przyznać dostęp. Tylko Ty i wskazane osoby mają wgląd w Twoje dane. A cyfrowa kopia jest pod ręką niezależnie od tego, gdzie jesteś.
Jeśli chcesz pójść krok dalej, sprawdź, czym jest wirtualny sejf i jak działa oraz które dokumenty warto w nim przechowywać.
