Чим копія документа відрізняється від оригіналу?

Оригінал - це документ, виданий і підписаний уповноваженим суб'єктом, а копія - його відтворення без власної доказової сили. Її вона набуває лише після засвідчення відповідності оригіналу. В офіційних справах зазвичай не досить ані того, ані іншого: потрібен odpis, wypis або duplikat з установи, яка веде документ.

Шість понять, які не є синонімами

Поняття	Що це	Хто видає
Оригінал	первинний підписаний документ	видавець документа
Копія, ксерокопія, скан	відтворення без доказової сили	будь-хто
Засвідчена копія	копія з офіційним підтвердженням відповідності	нотаріус, орган, що веде справу, а в провадженні також представник, який є адвокатом чи юрисконсультом
Odpis	повний зміст, виданий із реєстру	відділ реєстрації актів цивільного стану, суд іпотечного реєстру
Wypis	документ із силою оригіналу, виданий з нотаріального акта	нотаріальна контора
Duplikat	повторно виданий документ із силою оригіналу	школа, заклад вищої освіти, видавець свідоцтва

У побутовій мові все це «копія». «Мені потрібна копія свідоцтва про народження» майже завжди означає odpis із відділу реєстрації актів цивільного стану, а «копія нотаріального акта» - wypis із контори.

Коли достатньо звичайної копії

У побутових ситуаціях копії або скана цілком досить: подання даних до договору, повідомлення про страховий випадок, перевірка інформації в роботодавця, бронювання, заповнення внутрішньої заявки у фірмі. Тут ніхто не веде провадження, у якому документ був би доказом.

Коли потрібен документ з установи

Уряд, суд, нотаріус і банк під час формальних дій очікуватимуть документа, виданого суб’єктом, який його веде, або засвідченої копії. Копія, зроблена самостійно, не замінить odpis, бо не підтверджує, що зміст не змінювали.

То навіщо тримати скани

Скан не замінює оригіналу, але радикально скорочує шлях до його відновлення. Щоб замовити wypis нотаріального акта, треба знати, яка контора його склала, коли й під яким номером репертуару. Ці дані є на скані, який шукають хвилину, а не в коробці після батьків.

Приклад

Після пожежі в квартирі Ева не має жодного паперового документа. Зате має скани в зашифрованому сейфі. На їх підставі вона замовляє odpisy актів цивільного стану онлайн, телефонує до контори, вказаної на скані нотаріального акта, по wypis, і звертається до школи по duplikat свідоцтва. Скани не були доказом у жодній із цих справ. Вони були адресою, куди треба звернутися.