W czym różni się kopia dokumentu od oryginału?

Oryginał to dokument wystawiony i podpisany przez uprawniony podmiot, kopia to jego odwzorowanie bez własnej mocy dowodowej. Kopia zyskuje ją dopiero po poświadczeniu za zgodność z oryginałem. W sprawach urzędowych zwykle nie wystarczy ani jedno, ani drugie: potrzebny jest odpis, wypis albo duplikat z instytucji, która dokument prowadzi.

Sześć pojęć, które nie są synonimami

Pojęcie	Czym jest	Kto wydaje
Oryginał	pierwotny, podpisany dokument	wystawca dokumentu
Kopia, kserokopia, skan	odwzorowanie treści bez mocy dowodowej	każdy
Kopia poświadczona za zgodność	kopia z urzędowym potwierdzeniem zgodności	notariusz, organ prowadzący sprawę, a w postępowaniu także pełnomocnik będący adwokatem lub radcą prawnym
Odpis	pełna treść wydana z rejestru	urząd stanu cywilnego, sąd wieczystoksięgowy
Wypis	dokument o mocy oryginału, wydawany z aktu notarialnego	kancelaria notarialna
Duplikat	ponownie wystawiony dokument o mocy oryginału	szkoła, uczelnia, wystawca świadectwa

W mowie potocznej wszystko to jest kopią. „Potrzebuję kopii aktu urodzenia” prawie zawsze oznacza odpis z urzędu stanu cywilnego, a „kopii aktu notarialnego” wypis z kancelarii.

Kiedy zwykła kopia wystarczy

W codziennych sytuacjach kopia albo skan są w zupełności wystarczające: podanie danych do umowy, zgłoszenie szkody, weryfikacja informacji u pracodawcy, rezerwacja, uzupełnienie wniosku wewnątrz firmy. Nikt nie prowadzi tu postępowania, w którym dokument miałby być dowodem.

Kiedy potrzebny jest dokument z instytucji

Urząd, sąd, notariusz i bank przy czynnościach formalnych będą oczekiwały dokumentu wydanego przez podmiot, który go prowadzi, albo kopii poświadczonej. Kopia zrobiona samodzielnie nie zastąpi tu odpisu, bo nie potwierdza, że treść nie została zmieniona.

Po co więc trzymać skany

Skan nie zastępuje oryginału, ale radykalnie skraca drogę do jego odtworzenia. Żeby zamówić wypis aktu notarialnego, trzeba wiedzieć, która kancelaria go sporządziła, kiedy i pod jakim numerem repertorium. Te dane są na skanie, którego szuka się w minutę, a nie w pudle po rodzicach.

Przykład

Po pożarze mieszkania Ewa nie ma żadnego dokumentu w papierze. Ma za to skany w zaszyfrowanym sejfie. Na ich podstawie zamawia odpisy aktów stanu cywilnego online, dzwoni do kancelarii wskazanej na skanie aktu notarialnego po wypis i występuje do szkoły o duplikat świadectwa. Skany nie były dowodem w żadnej z tych spraw. Były adresem, pod który trzeba się zgłosić.